CRM báo cáo doanh số và giúp quản lý như thế nào?

Doanh số cuối tháng chỉ cho biết kết quả. Nhưng để quản lý kinh doanh hiệu quả, doanh nghiệp còn cần biết vì sao có kết quả đó. Doanh thu tăng đến từ nguồn khách nào? Nhân viên nào đang tạo ra nhiều cơ hội? Bao nhiêu Lead đã chuyển thành khách hàng? Những giao dịch nào đang có nguy cơ chậm tiến độ? Nếu chỉ chờ đến cuối tháng mới tổng hợp Excel, nhà quản lý có thể nhìn thấy con số nhưng lại bỏ lỡ thời điểm cần điều chỉnh. Đây là lúc CRM báo cáo doanh số phát huy vai trò. Thay vì chỉ tổng hợp doanh thu sau khi giao dịch hoàn tất, CRM giúp doanh nghiệp theo dõi dữ liệu bán hàng xuyên suốt quá trình, từ Lead, cơ hội, hoạt động Sales đến kết quả kinh doanh.

I. Một con số doanh số thực chất đang nói lên điều gì?

Doanh số thường được xem là chỉ tiêu quan trọng để đánh giá hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, nếu chỉ nhìn vào tổng doanh thu, nhà quản lý chưa thể biết toàn bộ tình hình phía sau.

Ví dụ, cùng đạt 1 tỷ đồng doanh thu nhưng hai đội Sales có thể đang vận hành hoàn toàn khác nhau:

Hai đội có cùng doanh số nhưng chiến lược và hiệu quả vận hành không giống nhau. Đó là lý do CRM báo cáo doanh số không nên chỉ được hiểu là một bảng hiển thị doanh thu. Giá trị của báo cáo nằm ở khả năng phân tích những yếu tố tạo nên doanh thu.

Khi dữ liệu được ghi nhận xuyên suốt trên CRM, nhà quản lý có thể nhìn sâu hơn vào:

• Nguồn khách hàng tạo ra doanh thu.
• Số lượng Lead đang được xử lý.
• Tỷ lệ chuyển đổi.
• Giá trị cơ hội kinh doanh.
• Doanh số theo nhân viên.
• Doanh số theo thời gian.
• Tình trạng giao dịch.
• Tiến độ thực hiện mục tiêu. 

=> Tìm hiểu thêm: CRM giúp tăng doanh số như thế nào?

II. CRM biến dữ liệu bán hàng thành báo cáo như thế nào?

Một báo cáo doanh số không tự nhiên xuất hiện.

Phía sau một con số trên dashboard thường là rất nhiều dữ liệu được cập nhật trong quá trình làm việc.

Có thể hình dung quy trình như sau:

Nguồn khách → Lead → Tư vấn → Cơ hội → Báo giá → Giao dịch → Doanh thu → Báo cáo

Mỗi bước tạo ra một nhóm dữ liệu khác nhau. Khi những dữ liệu này được quản lý tập trung, CRM có thể tổng hợp và phân tích theo những tiêu chí mà doanh nghiệp thiết lập.

Chẳng hạn, khi một nhân viên cập nhật giao dịch thành công, hệ thống có thể ghi nhận giá trị giao dịch vào dữ liệu doanh số. Khi nhiều giao dịch được cập nhật, nhà quản lý có thể theo dõi tổng doanh thu theo ngày, tuần, tháng hoặc theo nhân viên tùy khả năng của hệ thống.

Theo thông tin được công bố trên SDTC.VN, phần mềm CRM của Sea Dragon Technology hỗ trợ quản lý khách hàng, Lead, cơ hội kinh doanh, lịch sử giao dịch, công việc và báo cáo, qua đó tạo nền tảng dữ liệu phục vụ hoạt động quản lý kinh doanh.

III. CRM báo cáo doanh số thường theo dõi những chỉ số nào?

Một hệ thống báo cáo hiệu quả không nên chỉ hiển thị một con số doanh thu, mà còn tùy mô hình kinh doanh, doanh nghiệp có thể xây dựng nhóm KPI phù hợp với mục tiêu quản lý.

1. Doanh thu thực tế

Đây là chỉ số cơ bản nhất, phản ánh tổng giá trị giao dịch đã phát sinh trong khoảng thời gian được lựa chọn.

Doanh nghiệp có thể theo dõi doanh thu:

• Theo ngày.
• Theo tuần.
• Theo tháng.
• Theo quý.
• Theo năm.
• Theo từng nhân viên.
• Theo nhóm hoặc phòng ban.

Việc phân tách theo thời gian giúp nhà quản lý nhận biết xu hướng thay đổi thay vì chỉ nhìn vào một con số tổng.

2. Giá trị cơ hội kinh doanh

Không phải cơ hội nào cũng đã tạo ra doanh thu.

CRM có thể giúp doanh nghiệp theo dõi tổng giá trị những cơ hội đang tồn tại trong pipeline. Đây là dữ liệu quan trọng để Sales Manager đánh giá quy mô nguồn doanh thu tiềm năng.

Ví dụ:

100 triệu đã chốt khác hoàn toàn với 500 triệu đang nằm trong pipeline.

Một bên là doanh thu đã ghi nhận, một bên là cơ hội cần tiếp tục được xử lý.

3. Tỷ lệ chuyển đổi

Tỷ lệ chuyển đổi giúp trả lời câu hỏi:

Có bao nhiêu Lead thực sự trở thành khách hàng?

Nếu số lượng Lead tăng nhưng tỷ lệ chuyển đổi giảm, nhà quản lý cần xem xét lại chất lượng nguồn khách, quy trình tư vấn hoặc hiệu quả xử lý của đội Sales.

4. Doanh số theo nhân viên

Báo cáo theo từng nhân viên giúp nhà quản lý nhìn thấy sự phân bổ kết quả trong đội ngũ. Tuy nhiên, doanh số không nên được xem độc lập với số lượng Lead, giá trị cơ hội và tỷ lệ chuyển đổi. Việc kết hợp nhiều chỉ số sẽ giúp đánh giá dữ liệu khách quan hơn.

5. Doanh số theo nguồn khách hàng

Khách hàng có thể đến từ nhiều nguồn như:

• Website.
• Quảng cáo.
• Mạng xã hội.
• Đối tác.
• Khách hàng giới thiệu.
• Sự kiện.
• Hoạt động bán hàng trực tiếp.

Khi CRM lưu nguồn Lead và liên kết dữ liệu đó với kết quả bán hàng, doanh nghiệp có thể xác định nguồn nào đang tạo ra nhiều cơ hội và doanh thu hơn.

IV. Từ báo cáo doanh số đến khả năng dự báo

Đây là điểm khiến CRM báo cáo doanh số có giá trị hơn một bảng tổng hợp doanh thu đơn thuần. Nếu nhà quản lý chỉ biết tháng trước bán được bao nhiêu, thông tin đó chủ yếu phục vụ đánh giá quá khứ. Nhưng nếu CRM ghi nhận cả các cơ hội đang mở, giai đoạn của từng giao dịch và giá trị dự kiến, doanh nghiệp có thêm dữ liệu để nhìn về phía trước.

Ví dụ:

Bảng trên chưa thể được xem là doanh thu chắc chắn. Tuy nhiên, nó cho nhà quản lý một góc nhìn về quy mô pipeline hiện tại.

Từ đó, doanh nghiệp có thể đặt ra những câu hỏi thực tế hơn:

• Pipeline hiện tại có đủ để đạt mục tiêu không?
• Giai đoạn nào đang có nhiều cơ hội bị tồn đọng?
• Nhân viên nào đang có quá ít cơ hội?
• Có giao dịch giá trị lớn nào cần được ưu tiên?
• Nguồn Lead nào đang tạo ra pipeline chất lượng?

V. Khi nào báo cáo doanh số thực sự hữu ích?

Một báo cáo chỉ có giá trị khi nó giúp nhà quản lý ra quyết định.

Thay vì tạo ra hàng chục biểu đồ nhưng không biết sử dụng vào đâu, doanh nghiệp nên xác định rõ mục đích của từng nhóm báo cáo.

Báo cáo cho Sales Manager

Có thể tập trung vào:

• Doanh số từng nhân viên.
• Số lượng Lead đang xử lý.
• Pipeline.
• Tỷ lệ chuyển đổi.
• Giao dịch sắp chốt.
• Công việc tồn đọng.

Mục tiêu là giúp quản lý đội ngũ và phát hiện điểm cần hỗ trợ.

Báo cáo cho Ban lãnh đạo

Ban lãnh đạo thường cần góc nhìn tổng quan hơn:

• Tổng doanh thu.
• Tăng trưởng theo thời gian.
• Doanh số theo phòng ban.
• Nguồn doanh thu.
• Giá trị pipeline.
• Mức độ hoàn thành mục tiêu.

Mục tiêu không phải theo dõi từng cuộc gọi, mà là nhìn thấy bức tranh kinh doanh để đưa ra quyết định.

Báo cáo cho Marketing

Dữ liệu CRM còn có thể giúp Marketing đánh giá chất lượng Lead. Một chiến dịch tạo ra 1.000 Lead chưa chắc hiệu quả hơn chiến dịch tạo 200 Lead nếu nhóm 200 Lead tạo ra nhiều cơ hội và doanh thu hơn. Khi kết nối dữ liệu Marketing với CRM, doanh nghiệp có thể chuyển trọng tâm từ “bao nhiêu Lead?” sang “Lead tạo ra giá trị gì?”.

VI. Vì sao báo cáo doanh số bằng Excel dễ gặp giới hạn?

Excel vẫn là công cụ hữu ích với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt khi dữ liệu còn nhỏ.

Tuy nhiên, khi đội ngũ Sales và số lượng khách hàng tăng, việc tổng hợp thủ công có thể tạo ra nhiều điểm nghẽn.

Vấn đề không nằm ở việc Excel “không tốt”, mà ở chỗ Excel và CRM phục vụ những nhu cầu quản lý khác nhau. Khi doanh nghiệp cần kết nối dữ liệu khách hàng, Lead, cơ hội, nhân viên và kết quả bán hàng, một hệ thống CRM chuyên biệt có thể phù hợp hơn với mô hình vận hành. 

=> Tìm hiểu thêm: CRM thay thế Excel như thế nào? Khi nào nên chuyển đổi?

VII. CRM giúp nhà quản lý phát hiện vấn đề trước khi doanh số giảm

Đây là một trong những giá trị đáng chú ý nhất của dữ liệu CRM.

Doanh số thường là kết quả cuối cùng. Nếu chờ doanh số giảm mới xử lý, doanh nghiệp có thể đã bỏ qua nguyên nhân từ nhiều tuần trước.

Ví dụ:

Lead giảm → cơ hội giảm → pipeline giảm → giao dịch giảm → doanh số giảm.

Nếu CRM cho phép theo dõi từng giai đoạn, nhà quản lý có thể phát hiện sự thay đổi sớm hơn.

Một số dấu hiệu cần chú ý:

• Lượng Lead giảm liên tục.
• Tỷ lệ chuyển đổi giảm.
• Nhiều cơ hội bị đứng ở cùng một giai đoạn.
• Giá trị pipeline thấp hơn mục tiêu.
• Công việc chăm sóc bị tồn đọng.
• Doanh số tập trung quá lớn vào một vài nhân viên.
• Một nguồn Lead tạo nhiều dữ liệu nhưng ít giao dịch.

Những tín hiệu này không tự động chứng minh nguyên nhân, nhưng giúp nhà quản lý biết nên kiểm tra vấn đề ở đâu.

VIII. Muốn CRM báo cáo doanh số chính xác, dữ liệu phải chuẩn

Không có báo cáo tốt nếu dữ liệu đầu vào không tốt.

Đây là nguyên tắc nhiều doanh nghiệp dễ bỏ qua khi triển khai CRM. Nếu nhân viên không cập nhật trạng thái Lead, bỏ trống giá trị giao dịch hoặc nhập thông tin không thống nhất, báo cáo tạo ra sẽ thiếu độ tin cậy.

Doanh nghiệp nên xây dựng một số quy chuẩn:

Chuẩn hóa trạng thái

Ví dụ:

Lead mới → Đã liên hệ → Đang tư vấn → Báo giá → Đàm phán → Thành công / Thất bại

Chuẩn hóa dữ liệu

Thống nhất cách nhập:

• Tên khách hàng.
• Số điện thoại.
• Nguồn Lead.
• Giá trị cơ hội.
• Người phụ trách.
• Trạng thái giao dịch.

Quy định thời điểm cập nhật

Nhân viên cần biết khi nào phải cập nhật trạng thái, khi nào ghi nhận giao dịch và khi nào tạo công việc tiếp theo.

Kiểm tra dữ liệu định kỳ

Nhà quản lý nên kiểm tra các trường hợp bất thường như giao dịch không có giá trị, Lead không có người phụ trách hoặc cơ hội tồn đọng quá lâu.

IX. Doanh nghiệp nên thiết kế dashboard CRM như thế nào?

Một dashboard chuyên nghiệp không nhất thiết phải có thật nhiều biểu đồ.

• Quan trọng là đúng dữ liệu và đúng người xem.

Một dashboard quản lý doanh số có thể được thiết kế theo cấu trúc:

Tổng quan → Hiệu suất → Pipeline → Chuyển đổi → Chi tiết

Trong đó:

Cách tổ chức này giúp nhà quản lý nhìn từ bức tranh tổng thể đến nguyên nhân chi tiết, thay vì phải mở nhiều file để đối chiếu. 

=> Tìm hiểu thêm: CRM – Chìa khóa tăng trưởng doanh thu cho doanh nghiệp

X. CRM báo cáo doanh số của Sea Dragon Technology có gì đáng chú ý?

Theo thông tin trên SDTC.VN, phần mềm CRM của Sea Dragon Technology được phát triển theo hướng quản lý dữ liệu khách hàng tập trung, theo dõi Lead, cơ hội kinh doanh, lịch sử giao dịch, công việc và báo cáo. Hệ thống cũng hỗ trợ phân quyền người dùng và làm việc trực tuyến.

Các nhóm chức năng liên quan đến hoạt động báo cáo có thể được nhìn theo chuỗi:

Khách hàng → Lead → Cơ hội → Công việc → Giao dịch → Báo cáo

Điểm quan trọng là báo cáo không nên tách rời khỏi quy trình bán hàng. Khi dữ liệu được cập nhật xuyên suốt, nhà quản lý có thêm cơ sở để theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả và phát hiện những điểm cần điều chỉnh.

Đối với doanh nghiệp đang muốn chuyển từ cách tổng hợp doanh số thủ công sang quản lý dựa trên dữ liệu, đây là một hướng triển khai đáng cân nhắc.

XI. Những tiêu chí cần xem xét khi chọn CRM có báo cáo doanh số

Không phải CRM nào có mục “Báo cáo” cũng phù hợp với nhu cầu quản trị doanh số.

Trước khi lựa chọn, doanh nghiệp nên kiểm tra ít nhất các yếu tố sau:

• Có theo dõi được Lead và nguồn Lead không?
• Có quản lý pipeline theo từng giai đoạn không?
• Có báo cáo doanh số theo nhân viên không?
• Có theo dõi mục tiêu kinh doanh không?
• Có thể lọc dữ liệu theo thời gian không?
• Có phân quyền báo cáo không?
• Có thể mở rộng theo quy mô doanh nghiệp không?
• Dữ liệu báo cáo có liên kết với hoạt động Sales không?
• Giao diện có dễ sử dụng với nhân viên không?
• Có hỗ trợ triển khai và hướng dẫn sử dụng không?

Đặc biệt, doanh nghiệp không nên lựa chọn CRM chỉ dựa trên số lượng biểu đồ. Một dashboard đẹp nhưng dữ liệu không đầy đủ vẫn không thể hỗ trợ quản trị hiệu quả. 

=> Tìm hiểu thêm: Case study CRM - Doanh nghiệp thay đổi gì sau khi triển khai?

XII. Kết luận

CRM báo cáo doanh số giúp doanh nghiệp không chỉ biết mình bán được bao nhiêu, mà còn nhìn thấy dữ liệu phía sau doanh thu: nguồn khách, pipeline, tỷ lệ chuyển đổi, hiệu suất Sales và tiến độ giao dịch. Khi dữ liệu được tập trung và cập nhật đúng quy trình, nhà quản lý có thể theo dõi tình hình kinh doanh rõ ràng hơn và chủ động phát hiện những điểm cần điều chỉnh. Với CRM của Sea Dragon Technology, doanh nghiệp có thể kết hợp quản lý khách hàng, Lead, cơ hội, công việc và báo cáo trên một hệ thống tập trung, tạo nền tảng cho hoạt động quản trị bán hàng dựa trên dữ liệu.